Rechtssichere und simple Einsatzdokumentation im Winterdienst mittels GPS-Nachweis

11/9/2021

Die Einsatzdokumentation im Winterdienst ist aus rechtlichen Gründen sehr wichtig. Jedoch ist die manuelle Erstellung von Räum- und Streuberichten sehr zeitintensiv. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre Dokumentation dank GPS vereinfachen können.

Die Einsätze im Winterdienst erfordern viel Konzentration im Einsatz selbst und viel akribischer Planungsarbeit in der Vorbereitung zuvor. Zusätzlich verlangen viele Winterdienst-Kunden detaillierte Nachweise über die von Ihnen in Auftrag gegebenen Räum- und Streueinsätze. Manchmal kommt es auch zu Versicherungsschäden während der Neuschnee-Tage. Dies nehmen manche Kunden sich zum Anlass um den von ihnen beauftragten Winterdienst unrechtmäßig zu beschuldigen.

Einsatzdokumentation dank GPS

Das alles sind Gründe, die eine Einsatzdokumentation für den modernen kommunalen und privaten Winterdienst unabdingbar machen. Denn mit einer GPS-Dokumentation kann man einen Beweis vorlegen, dass man die in Auftrag gegebene Leistung erbracht hat, und im Falle einer ungerechtfertigten Beschuldigung diese mittels des Ort- und Zeitstempels ganz einfach aus dem Weg räumen.

GPS-Lösungen zwecks Dokumentation gibt es seit den 90er Jahren. Diese meist Hardware basierten Lösungen bedeuteten in der Vergangenheit meist immer einen zusätzlichen Verwaltungs- und Kostenaufwand, weswegen meist private Winterdienst-Unternehmer sich dieser Zusatzaufgabe in der Nachbereitung meist nicht annahmen. Jedoch wurde Einsatzdokumentation mit fortlaufender Zeit zunehmend zu einer Selbstverständlichkeit, die von den Kunden erwartet wurde.

Doch die meisten GPS-Lösungen sind für eine Echtzeit-Ortung entwickelt worden. Wenn ich herausfinden möchte, wo sich gerade mein Fahrzeug befindet, schaue ich auf die GPS-Karte. Viele GPS-Anbieter bieten eine zusätzliche Funktion zur Markierung von gefahrenen Strecken. Doch dies ist als Dokumentation allein nicht ausreichend. Häufig wurden deswegen zusätzlich zum GPS-Tracking Unterschriftslisten auf den Fahrzeugen verteilt, und nach den Einsätzen noch einmal manuell ins Excel übertragen.

So eine Vorgehensweise nimmt natürlich ihre Zeit in Anspruch. Es sind in Summe viele Arbeitsstunden, die für eine Nachbereitung der ordentlichen Winterdienst-Dokumentation drauf gehen. Diese Arbeitsstunden sind jedoch keine produktiven Arbeitsstunden, sondern Verwaltungsstunden. Das heißt - Kosten statt Umsatz.

xRouten-Winterdienst-Nachweis

Zeitersparnis durch automatischen GPS-Nachweis

Wir von xRouten haben uns lange mit dem Thema der GPS-Dokumentation für den Winterdienst beschäftigt. Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass eine ordentlich geführte Dokumentation einen großen Nutzen hat. Jedoch, sind wir der Meinung, dass man diese Dokumentation vollständig elektronisch abbilden muss, um die Kosten und den zusätzlichen manuellen Aufwand so gering wie möglich zu halten. Denn Verwaltungsstunden sind keine produktiven Arbeitsstunden.

Deswegen haben wir uns für ein schlankes System entschieden, das auf den meisten gängigen Smartphones läuft. Diese Geräte haben die Mitarbeiter eh schon, so spart man sich die Kosten für die Anschaffung zusätzlicher GPS-Hardware. Dadurch, dass man über xRouten die Einsätze vorplant, beschleunigt es die Dokumentation enorm. Die geplante Route wird mit der tatsächlich gefahrenen Route kombiniert verbunden, verglichen und die einzelnen Ziele werden als einzelne Nachweise ausgewertet. So hat man eine ordentlich geführte Winterdienst Dokumentation bei minimalem Verwaltungsaufwand. Die Aufbewahrung der Nachweise geschieht entweder elektronisch, oder mittels eines Datenexports in Papierform.

So spart man sich die Zeit für die aufwändig geführte Verwaltung und Nachbereitung und ist trotzdem auf der sicheren Seite, wenn es darauf ankommt. Wir finden, dass Technologie das Leben einfacher machen sollte.

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